Organiser son temps de travail : quelques incontournables

Suite et fin de la petite série sur le management, avec cette anthologie de quelques principes sur la gestion du temps (encore des bonnes résolutions à prendre) glanés ici et là sur le net… La dictature des plannings… plans de travail, rétroplannings, agendas partagés … tous les managers tentent de mettre le temps en équation, voire en boîte dans leur Outlook ou autre outil destiné à organiser le travail. Une expérience récente dans ma structure a donné sur ce sujet des résultats contrastés, mais surtout décevants. Suite et fin de la petite série sur le management, avec cette anthologie de quelques principes sur la gestion du temps (encore des bonnes résolutions à prendre) glanés ici et là sur le net…

1. Limiter les interruptions

Le professeur suédois Sune Carlson déduit d’une étude sur le travail des managers la loi qui porte son nom et selon laquelle tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il s'était effectué de manière continue. Interrompus en moyenne toutes les 20 minutes par des ‘voleurs de temps’, il était ainsi impossible aux dirigeants observés de s’investir avec efficacité dans leurs tâches. A la clé : pertes de temps, dispersion, et … stress. Des enquêtes françaises plus récentes ont confirmé ces chiffres : pour un large échantillon de cadres français, la durée moyenne de séquence de travail non interrompue dure 15 minutes. Le problème de fond ? Certaines victimes de ce phénomène sont parfois complices de leur situation (auto-interruption, pas de délégation, …).

Les spécialistes donnent quelques pistes pour s’en sortir :

• fermer la porte de son bureau
• utiliser sa secrétaire comme filtrage
• mettre son téléphone sur répondeur
• désactiver le signal sonore signalant l’arrivée des nouveaux emails

2. S’imposer des échéances

Selon l’essayiste (et humoriste !) britannique Parkinson, le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible. Ainsi, dit-il "les employés se créent mutuellement du travail" sans que ce travail améliore le service fourni par l'institution. Bref, la plus grande dépense de temps ou d'énergie ne garantit pas un meilleur résultat. Ou encore, pour aller à l’essentiel (et donc gagner un peu de temps …) : une tâche qui pourrait être fait en une heure si on ne dispose que d'une heure, sera effectué en deux heures parce que l'on dispose de deux heures.
Pour contrôler le phénomène, il suffit d’imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant. Par exemple si l’on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer sur l’exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l’essentiel. Alors que si l’on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand chose de plus.

3. Faire le plus difficile en premier 

Henri Laborit tire sa loi de son observation des comportements humains. Chirurgien et biologiste, il ‘découvrit’ que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité ce qui provoque son plaisir. Vous l’avez deviné, c’est la loi du moindre effort dont l’impact sur la motivation au travail est connu.
Un seul moyen d’y échapper, trouver la ressource de commencer toujours son travail en effectuant les tâches les plus pénibles. En fait, la règle est surtout de planifier les choses le plus importantes quand on dispose de plus d’énergie pour les traiter. Le matin ?

4. Privilégier l’important

Pour Ivy Lee, un des pionniers du conseil en management, le secret essentiel de la gestion de son temps tenait dans la technique suivante : "Portez sur une feuille de papier les tâches les plus importantes que vous devez accomplir demain et numérotez-les par ordre d'importance décroissante. Quand vous arriverez à votre bureau, commencez par la tâche n° 1 et ne passez à la suivante qu'après avoir terminé complètement la première".
Ceux qui maîtrisent leur temps se mobilisent sur l'essentiel, distinguent l'important de l'urgent et privilégient l'important. Pour aller dans le même sens, il faut savoir sélectionner l’essentiel de ce qui peut attendre. C’est la ‘loi de Pareto’ qui va permettre d’y voir clair : 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué. Alors, il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur.

5. S’arrêter, c’est travailler

Voici un principe couramment relayé. Et c’est sans doute le seul élément probant des rythmes scolaires actuels. Le seuil de concentration optimal d’une personne est d’environ 45 minutes. Au-delà, on atteint ce qu’Ivan Illich, appelait le seuil de contre-productivité. Faire des pauses toutes les 45' serait une solution pour augmenter la productivité. Au-delà de la seule période de 45’, on observe que le rythme biologique a un réel impact sur l’efficacité et la motivation au travail. Tentez donc de régler un dossier important à 14 heures en rentrant de la brasserie …

6. Si ça tourne mal, c'est que ça devait mal tourner

Oui, vous l'avez identifiée : c'est la loi de l'emmerdement maximum, ou encore loi de Murphy, du nom d'un ingénieur en aérospatiale américain qui avait le premier énoncé le principe selon lequel s'il y a plus d'une façon de faire quelque chose, et que l'une d'elles conduit à un désastre, il y aura alors quelqu'un pour s'y prendre de cette façon.
En fait, il faut bien le reconnaître, ce principe est surtout connu pour encourager les décideurs au pessimisme le plus absolu. Sa variante managériale pourrait être : si tout semble bien marcher, vous avez forcément négligé quelque chose. Alors, pour la conjurer, partons du principe qu'il n'y a pas de mauvaise décision, sinon celle qui n'est jamais prise. Et allons de l'avant !

d’après des éléments recueillis sur http://ceclair.fr/6-lois-gestion-du-temps-de-travail#more-2167